Article 1 — Rôles et structure de direction

• Direction Générale (M. HAMULI SHAMAMBA Joseph) : représentation légale, coordination générale, stratégie globale, relations publiques et signature des contrats majeurs.
• Direction du Département Électricité (M. KAMBALE KATSUVA Christian) : conception, gestion des installations électrotechniques, industrielles et domestiques, et sécurité électrique.
• Direction du Département Électronique (M. ISHARA NSIEMBE Yannick) : suivi technique, gestion des projets, des équipements et des interventions du secteur électronique.
• Direction du Département Informatique (M. KAMBALE MWENDERWA Guelord) : développement, maintenance des infrastructures informatiques, solutions logicielles et formations.

Article 2 — Horaires et temps de travail

• Jours d’ouverture : du lundi au vendredi.
• Plage horaire : de 09h00 à 16h30 (avec une pause déjeuner de 45 minutes).
• Assiduité : présence obligatoire. Toute absence doit être notifiée et justifiée au moins 24 heures à l’avance, sauf cas d’urgence majeure.

Article 3 — Réunions hebdomadaires et planification

• Réunion du lundi : chaque lundi à 09h00, réunion obligatoire de planification et d’évaluation.
• Ordre du jour : bilan hebdomadaire, planification des tâches, analyse financière et revues de contrats.
• Procès-verbal : rédaction et archivage d’un compte-rendu signé par les associés présents.

Article 4 — Congés et absences

• Procédure de demande : toute demande de congé doit être soumise à la Direction Générale au moins 14 jours à l’avance pour validation et réorganisation du travail.
• Absences exceptionnelles : les absences pour raisons familiales ou urgences médicales doivent être justifiées dans un délai de 48 heures.

Article 5 — Prises de décision et gouvernance

1. Décisions prises à la majorité simple (plus de 50 % des voix) :

• Validation de la planification opérationnelle hebdomadaire.
• Approbation des dépenses courantes du budget de fonctionnement.
• Validation des calendriers de congé et d’organisation interne.

2. Décisions exigeant l’unanimité (100 % des voix) :

• Admission d’un nouvel associé dans l’entreprise.
• Modification de la présente Charte d’Associés ou des statuts de DTMS.
• Exclusion d’un associé pour faute grave.
• Souscription d’emprunts majeurs ou dissolution de la société.

Article 6 — Comptes bancaires et gestion de trésorerie

• Titularité des comptes : tous les comptes bancaires, portefeuilles électroniques (Mobile Money) et instruments financiers de la société sont ouverts au nom exclusif de l’entreprise DTMS.
• Gestion des opérations courantes : le Directeur Général (M. HAMULI SHAMAMBA Joseph) dispose de la signature bancaire principale et est autorisé à effectuer les retraits, virements et chèques pour les opérations de fonctionnement quotidien de l’entreprise.
• Seuil de double signature obligatoire : pour toute dépense, retrait, virement bancaire ou chèque d’un montant supérieur ou égal à 1 000 USD (ou son équivalent en francs congolais), la double signature est obligatoirement requise — conjointement le Directeur Général et au moins un autre Directeur de département associé.
• Transparence bancaire : l’état des comptes bancaires et le journal de trésorerie doivent être présentés et validés lors des réunions hebdomadaires du lundi.
• Il doit toujours y avoir en caisse un montant minimum de vingt dollars américains (20 $ US) et, en outre, un montant minimum équivalent de dix dollars américains (10 $ US) en francs congolais (FC). La personne responsable de la caisse veille au maintien de ces montants et informe immédiatement la Direction de tout écart ou anomalie.

Article 7 — Lieu d’exécution du travail

Tout travail devant être effectué par un membre de l’entreprise DTMS pendant les heures de travail doit être accompli dans les locaux de DTMS. Si la nature du travail empêche son transport (travail non transportable), le salarié doit en aviser la Direction avant l’exécution des tâches hors site. Les missions hors site doivent, autant que possible, faire l’objet d’une autorisation préalable précisant la durée, le lieu et les objectifs.

Article 8 — Utilisation et facturation du matériel de l’entreprise

Tout travail impliquant l’utilisation de matériels appartenant à DTMS doit faire l’objet d’un accord préalable entre les parties, précisant les conditions d’utilisation, les responsabilités en cas de dommage, et les modalités de facturation ou de rémunération. L’utilisation non autorisée des matériels de l’entreprise est interdite et peut donner lieu à des sanctions disciplinaires et/ou à une demande d’indemnisation.

Article 9 — Autorisations de sortie pendant les heures de travail

Aucune sortie de l’établissement pendant les heures de service n’est autorisée sans l’accord préalable et explicite de la Direction ou du responsable hiérarchique. Toute demande de sortie exceptionnelle doit être formulée au préalable et motivée. La Direction se réserve le droit d’accepter ou de refuser la demande en fonction des impératifs de service ou de la légitimité du motif présenté. Les sorties non autorisées constituent une faute disciplinaire pouvant donner lieu aux sanctions prévues par le présent règlement.

Article 10 — Propriété intellectuelle et créations

• Propriété exclusive de DTMS : l’ensemble des logiciels, codes sources, applications, schémas techniques, modules de formation, logos, identités visuelles, bases de données, documents commerciaux, supports pédagogiques et inventions créés ou développés par l’un ou plusieurs des associés dans le cadre de leurs fonctions ou pour le compte de DTMS appartiennent de manière exclusive, intégrale et définitive à l’entreprise DTMS.
• Cession des droits : chaque associé cède à DTMS, à titre exclusif et pour toute la durée légale de protection, l’intégralité des droits de propriété intellectuelle (reproduction, adaptation, exploitation commerciale et diffusion) sur toutes ses productions réalisées pour l’entreprise.
• Usage personnel interdit : aucun associé ne peut réutiliser, vendre, céder ou diffuser les créations et inventions de DTMS à des fins personnelles ou pour le compte de tiers sans l’accord préalable écrit de tous les coassociés.

Article 11 — Rémunération et gestion financière

• Répartition égale : les bénéfices distribuables et rémunérations d’associés sont répartis à part égale (1/4 chacun, soit 25 %).
• Fonds de roulement : prélèvement prioritaire de 20 % à 30 % sur les bénéfices nets pour constituer les réserves de l’entreprise.
• Transparence : obligation de traçabilité comptable de toutes les opérations financières.

Article 12 — Démission et départ d’un associé

• Préavis de démission : tout associé souhaitant démissionner doit notifier ses coassociés par écrit avec un préavis de 3 mois.
• Rachat des parts : les parts de l’associé partant sont proposées en priorité aux autres associés fondateurs au prorata de leurs participations. La valeur de rachat est estimée sur la base du dernier bilan financier validé ou par un expert financier désigné d’un commun accord.
• Le règlement des parts rachetées s’effectuera sur un échéancier étalé pouvant aller jusqu’à 6 ou 12 mois pour préserver la trésorerie de DTMS.

Article 13 — Discipline, sanctions et exclusion

Échelle des sanctions disciplinaires :

• Avertissement écrit : en cas de retards répétés, manquements mineurs aux horaires ou inexécution d’une tâche attribuée.
• Suspension : après 2 avertissements restés sans effet ou en cas d’indiscipline grave (suspension temporaire des fonctions et rémunérations associées de 1 à 4 semaines).
• Exclusion disciplinaire : prononcée à l’unanimité des autres associés en cas de faute grave.

Cas d’exclusion pour faute grave :

• Détournement de fonds ou vol de matériel appartenant à DTMS.
• Révélation de secrets professionnels ou atteinte grave à la réputation de l’entreprise.
• Absence injustifiée continue dépassant 14 jours consécutifs.
• Violation directe de la clause de non-concurrence ou appropriation illégale de la propriété intellectuelle de DTMS.

Article 14 — Clause de non-concurrence et confidentialité

• Confidentialité : secret absolu sur les données techniques, commerciales, financières et la liste des clients de DTMS.
• Non-concurrence : il est strictement interdit à tout associé, durant son mandat et pendant une période de 24 mois suivant son départ de DTMS, de solliciter la clientèle de DTMS, d’utiliser ses informations confidentielles ou de créer/participer à une entreprise concurrente dans le même secteur d’activité sur le territoire d’opération.

Article 15 — Règlement des conflits et médiation

1. En cas de litige ou de désaccord majeur entre les associés concernant l’interprétation ou l’exécution de la présente charte, les parties s’engagent à privilégier une procédure de médiation amiable.
2. Les associés désigneront un tiers médiateur neutre et respecté (ex. un conseil juridique, un expert-comptable ou un sage reconnu) pour faciliter la négociation.
3. Aucune action judiciaire ne pourra être intentée avant l’échec avéré de la phase de médiation amiable.